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Este martes estuve en Segovia impartiendo un curso de Gestión del tiempo y del estrés. Tengo que reconocer que es de los cursos que más me gusta compartir con mis alumnos, porque en este caso se notan avances muy rápidos y de manera muy visibles a la hora de optimizar el tiempo.

 

En estos tiempos locos que vivimos, en los que lo que hoy es válido puede que mañana deje de serlo, la buena gestión del tiempo supone un déficit importante en una cantidad importantes de trabajadores.

 

¿Por qué sucede esto? Son varias las razones, pero destaca en muchos casos esos mitos que van traspasándose de una generación a otra, pero que son erróneos y nos llevan a corrientes de acción equivocadas.

 

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Mito 1 sobre gestión del tiempo

Si me pongo una fecha tope, me estreso

 

Son muchas las personas las que creen, de manera errónea, que es más eficiente no fijarse fechas topes para finalizar una tarea, porque consideran que hacerlo les dificulta su gestión del tiempo y les provoca estrés.

 

Pues bien, deberíamos decir que este mito es dañino y que es totalmente falso. Muchos estudios nos marcan que algo sumamente estresante es no fijar fechas límites y que se quede la indefinición temporal.

 

Eso sí, lo que también es muy estresante es fijar unas fechas límites que no sean realistas y que sean excesivamente ambiciosas, lo cual provocaría desánimo, desmotivación y, por tanto, inacción.

 

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Mito 2 sobre gestión del tiempo

Trabajar con agenda al final quita tiempo

 

Las personas que no utilizan agenda suelen apelar que es contraproducente para su gestión del tiempo, ya que alegan que gestionar bien la agenda te roba un tiempo necesario y te quita de hacer lo que tienes que hacer.

 

Son muchas las personas que entre los buenos propósitos que tenemos al iniciar cada año dicen que apuestan por llevar agenda; esa agenda nueva que les ha regalado un proveedor o un amigo, y que cuando la ven tan bonita y tan inmaculada, piensan que “este año sí que voy a llevar agenda”.

 

Por supuesto, como no le consiguen sacar ningún beneficio en su gestión del tiempo y como ven que no la trabajan con la suficiente regularidad, antes de llegar al 31 de enero la abandonarán en el cajón de los artículos inservibles.

 

Pues bien, hay una correlación directamente proporcional entre gestionar el tiempo de una manera óptima y tener agenda. Ahora bien, no deberías olvidar unos breves consejos sobre la agenda: escoge la que mejor se adapte a tu trabajo y no te adaptes tú a la agenda que te regalen; ten el valor de estar 90 días trabajando y cumplimentando tu agenda para generar hábito; lleva una sola agenda para apuntar lo personal y lo laboral y así serás más eficaz y cada día dedica unos minutos a ver qué va a ser de tu vida los próximos tres días.

 

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Mito 3 sobre gestión del tiempo

Mi problema con el tiempo son los demás

 

Todos tenemos una tendencia a pensar que son los demás los que nos alteran nuestra gestión del tiempo: “es que los clientes no entienden que las cosas no pueden ser de un día para otro”, “es que mi jefe parece que siempre pide las cosas cuando sabe que voy liado”; “es que vienen mis compañeros y me lían con sus cosas”.

 

Efectivamente, muchos de los ladrones del tiempo son circunstancias y condicionantes externos que perjudican nuestra buena gestión del tiempo. Es cierto que muchos clientes dejan para última hora lo que podrían habernos pedido a primera hora y también es cierto que en ocasiones vienen todos los clientes al mismo tiempo, y que mi jefe tienen un don innato para aparecer en el peor momento de mi jornada.

 

Todo esto es cierto. ¿Pero realmente es la causa principal de nuestra mala gestión del tiempo?

 

La experiencia nos dice que no todos nuestros males en la gestión del tiempo se deben a factores externos, y que, de hecho, en muchas ocasiones la ineficiente organización del tiempo se debe a factores 100% imputables a nosotros mismos.

 

Y esto es una buena noticia, porque contra los factores externos en muchos momentos no podemos hacer nada, pero en cambio, con lo que me afecta a mí en primera persona, puedo modificarlo y alterarlo, de tal manera que nuestra gestión del tiempo mejore de manera clara.

 

Factores como tener resiliencia cuando la vida no viene tal y como habíamos imaginado, o la ilusión y la motivación para empezar a realizar nuevas cosas, o la capacidad de saber decir que no cuando nos solicitan favores que somos conscientes de que no los vamos a poder realizar o la decisión personal de llevar o no agenda.

 

Todos estos factores internos son claves para optimizar y rentabilizar nuestra gestión del tiempo.

 

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Mito 4 sobre gestión del tiempo

¿Algo que no es urgente puede ser importante?

 

España es el país en el que nunca nos cuestionamos la importancia de realizar o dejar sin realizar una de las tareas de mi jornada diaria. En España, lo que importa es la pregunta de “¿para cuándo hay que tener listo esto?”

 

De hecho, como nos gusta vivir al límite, o al menos nos gusta dar esa impresión, no solo es que prestemos atención únicamente a la urgencia, sino que todas y cada una de las tareas que realizamos son siempre “para-ya” o “para-antes-de-ayer”.

 

Pues bien, en primer lugar, deberíamos dejar bien claro que por mucho que nos empeñemos, no todas las tareas y funciones que desempeñamos tienen el mismo nivel de urgencia ni todas tienen el nivel de urgencia máximo.

 

En segundo lugar, aparte de cuestionarnos para cuándo debo tener finalizada esta tarea, me debería preguntar “¿cómo de grave sería el que esta tarea se quedara sin terminar?”. Esta pregunta es clave porque nos indica el nivel de importancia que tiene lo que deberíamos realizar.

 

Es más, me atrevería a concluir, aun a riesgo de parecer muy simplista o excesivamente generalista, que es más conveniente preguntar acerca de la importancia que hacerlo sobre la urgencia.

 

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Mito 5 sobre gestión del tiempo

Hay que buscar siempre lo máximo

 

¿Eres de estas personas que no se conforman con los resultados que obtienen porque creen que siempre se podría haber hecho mejor? ¿Eres de estas personas que tardas días y días, meses y meses en tomar una decisión hasta que no tienes claras todas las opciones posibles? En definitiva: ¿eres una persona perfeccionista?

 

Si la respuesta a la última pregunta es afirmativa, tengo que decirte que probablemente tengas un serio problema en tu gestión del tiempo, ya que es difícil, por no decir imposible, obtener la perfección de resultados en todas y cada una de las tareas que te propongas.

 

Es más, diría que es totalmente contraproducente buscar la perfección en todos y cada uno de tus movimientos, pensamientos y acciones, ya que no todos tienen la misma importancia en tu éxito final.

 

Todos los estudios que tenemos actualmente nos indican que aquellas personas que se conforman con obtener resultados satisfactorios en vez de buscar la perfección absoluta siempre y en todo, son personas que están más satisfechas con su gestión del tiempo y afirman estar contentos con todas las cosas que les da tiempo a realizar.

 

De hecho, hay un índice muy elevado de ansiedad entre las personas perfeccionistas porque rara vez están orgullosos consigo mismo por lo que han realizado. Y, como consecuencia de su perfeccionismo, suelen ser generadores de ansiedad entre las personas de su entorno más cercano.

 

Así que tan solo me gustaría darte un doble consejo para terminar con el objetivo de que mejore tu gestión del tiempo y disminuya tu estrés, tanto si es real como si es percibido: en primer lugar, te recomendaría que cambies hábitos, que tengas el coraje de intentar cosas nuevas porque si sigues haciendo lo mismo que has venido haciendo hasta ahora, cosecharás los mimos resultados de siempre.

 

Y, en segundo lugar, te animaría a que seas creativo en tu gestión del tiempo y que cultives diferentes hábitos, porque cualquier día, lo que te funciona puede dejar de aportarte los buenos resultados que te dio hasta ahora.

 

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